Special Olympics Achterhoek 2018

Berkel en haar team kregen een omvattende klus voor de boeg. Tijdens het sportevenement zouden in drie dagen tijd 2.039 sporters op veertien locaties aan wedstrijden voor 21 verschillende sporten deelnemen, vergezeld door nog eens 716 coaches en begeleiders. “Wanneer je samenwerkt met alleen al acht gemeentes kan de communicatie behoorlijk intensief worden. Samen met hen hebben we onder andere gekeken naar welke sporten in welke locaties zouden plaatsvinden, waarbij er gestreefd is naar een goede verdeling over de acht gemeenten. Daarnaast hebben de acht Achterhoekse gemeenten en de provincie Gelderland het event ook financieel ondersteund.” Daarbij kon Berkel gedurende het voortraject van 2,5 jaar rekenen op hulp van diverse regionale organisaties. “De Feestfabriek, de organisatie achter De Zwarte Cross, heeft voor ons de technische uitvoering van de openingsceremonie verzorgd. Cateraar Oseven nam onder andere de VIP-catering voor haar rekening tijdens de opening. Marveld Recreatie functioneerde als Special Olympics Dorp. Deze locatie verzorgde naast de slaapplekken ook de ontbijtpakketten, een diner voor 3.000 man en een feestavond gedurende de drie dagen dat de deelnemers in het Special Olympics Dorp verbleven. Het
Graafschap College stelde 500 studenten ter beschikking die voor ons een aantal concepten hebben bedacht, maar ook hands-on hebben geholpen met het klaarmaken van 8.000 lunchpakketten. Arriva stelde diverse bussen voor het vervoer van de deelnemers en de begeleiders ter beschikking. Ook ambassadeurs Klaas-Jan Huntelaar, Lonneke Sloetjes en Guus Hiddink, die uit de regio komen, hebben een grote rol gespeeld bij het promoten van het evenement.” Het bedrijfsleven en de gemeenschap waren eveneens zeer betrokken. Naast financiële middelen werden er diverse goederen en diensten gesponsord. “We hebben van alles mogen ontvangen”, vertelt Berkel trots. “Van kipfilet voor de lunch tot vrachtwagens met chauffeurs voor vervoer van spullen. Ik ben ook vol lof over de 1.500 vrijwilligers, sommigen hebben zelfs een week vrij genomen om mee te kunnen helpen. Dit alles is mede in goede banen geleid door hoofdsponsor Seesing Personeel. Je merkt dat de regio nog altijd veel waarde hecht aan het ‘noaberschap’; anderen helpen en bijgestaan worden als je hulp nodig hebt. Dat maakt de Achterhoek sterk.”

Met zo veel steun uit de regio wisten Berkel en haar team een prachtige editie van de Special Olympics Nationale Spelen neer te zetten. “We hadden ons van tevoren drie doelen gesteld. Een daarvan was het neerzetten van het ‘beste event ever’, met nationale allure én Achterhoekse accenten. Voor de openingsceremonie in stadion De Vijverberg in Doetinchem hadden we een speciaal podium gebouwd in de vorm van een medaille met lint. In het decor kwamen de kleuren van de Special Olympics terug. Het openingsnummer was Oerend Hard van Normaal, dat voor deze gelegenheid speciaal was bewerkt en van een symfonisch jasje was voorzien. Minister Bruno Bruins van Medische Zorg en Sport opende het evenement. Erben Wennemars en Erik Hulzebosch vormden een geweldig presentatieduo. Er waren diverse muzikale optredens, waaronder van een speciaal Achterhoeks mannenkoor met 180 leden. Toen Gerard Joling als slotact zijn nummer ‘Maak me gek’ inzette, renden alle deelnemers dolenthousiast naar het podium. Hen wilden we sowieso een prominente rol geven tijdens de ceremonie. Daarom lieten we onze drie boegbeelden, die zelf ook deelnemen aan de wedstrijden, de Olympische vlag hijsen, het Special Olympics vuur aansteken en de eed afleggen. Alle sporters maakten per provincie hun officiële entree in het stadion.”

Het tweede doel was het vergroten van de regionale en nationale naamsbekendheid van Special Olympics. “Mede dankzij de connecties van onze tachtig partners, de acht gemeentes en diverse prominente ondernemers hebben we veel media-aandacht voor het sportevent kunnen genereren. Zo hebben we acht persconferenties gehouden voor de pers en achterban en kwamen we driemaal in een uitzending van de regionale omroep voor. Via de Persgroep mochten we 144.500 bijlages bij de regionale streekbladen laten verspreiden en via Facebook wisten we 4.300 volgers te genereren. Maar ook de publicatie van de glossy ‘Goud’ met een oplage van 2.500 exemplaren en de publicatie van de thriller ‘Groen Licht’ van Corine Hartman over vier moorden in de Achterhoek hadden nieuwswaarde. De Telegraaf schreef over het optreden van Gerard Joling tijdens de openingsceremonie. De doelgroep zelf hebben we ook geactiveerd om foto’s en filmpjes in te laten sturen.”

Een derde doel was het realiseren van een follow-up voor de doelgroep in de regio. Berkel: “De organisatie van de Special Olympics Nationale Spelen Achterhoek 2018 is gekoppeld aan het opvolgingsprogramma van Achterhoek in Beweging. Het doel van deze organisatie is om mensen met een verstandelijke beperking onderdeel uit laten maken van de maatschappij door hen te stimuleren om (meer) te sporten. Tegelijkertijd met het voortraject van de Special Olympics Nationale Spelen zijn er vanaf januari van dit jaar diverse evenementen georganiseerd om vraag en aanbod te creëren en op elkaar af te stemmen. We hebben onder andere voorlichtingssessies voor sportverenigingen in de acht gemeentes gehouden. Het doel van deze sessies was het bevorderen van deskundigheid zodat deze verenigingen weten hoe ze sporten voor mensen met verstandelijke beperking kunnen aanbieden. Daarnaast gaan we het aanbod beter in kaart brengen. Straks kan de doel groep via de website Uniek Sporten zoeken naar aanbieders in de eigen gemeente. Voor de doelgroep zelf hebben we diverse sportinstuiven georganiseerd. Deelnemers konden bijvoorbeeld een fittest doen. Ook zijn er workshops gehouden voor medewerkers van de vier zorginstellingen in de regio waar deze doelgroep gebruik van maakt. We merken dat dankzij de Special Olympics Nationale Spelen het sporten bij de doelgroep en de (potentiële) aanbieders een enorme boost heeft gekregen. Het heeft als vliegwiel gediend. Op 6 september volgt er een officiële afsluiting en dragen we het stokje over aan de organisatie Achterhoek in Beweging in de hoop dat het enthousiasme dat de Nationale Spelen heeft losgemaakt wordt vastgehouden.”

Berkel kijkt tevreden op het sportevenement en de follow-up. “Onze opdrachtgever Special Olympics Nederland was erg tevreden. Met hen hebben we erg prettig samengewerkt. De deelnemers waren erg blij met Marveld Recreatie als Special Olympics Dorp. Tussen de wedstrijden door konden ze bijvoorbeeld lekker zwemmen en zichzelf prima vermaken. De burgemeesters en wethouders waren erg betrokken en deelden gedurende het weekend de diverse medailles uit aan de winnaars. Wat ik verder als een mooi compliment beschouw, zijn de reacties van de mensen die van tevoren niet veel affiniteit met het event en de doelgroep hadden. Via via hoorden we dat zij na het zien van de foto’s en de filmpjes baalden dat ze niet bij openingscerenomie waren geweest."

Natuurlijk liepen Berkel en haar team gedurende het organisatieproces ook tegen een aantal uitdagingen op. “Een van de piekmomenten was het moment waarop de deelnemers zich konden inschrijven voor de wedstrijden. In de eerste drie uur waren dit er maar liefst 1.800! Het inschrijfsysteem bleek een aantal bugs te hebben waardoor we hebben moeten besluiten om het even offline te halen. Dat leverde een flink aantal telefoontjes met vragen op die moesten worden beantwoord. Daarnaast hebben we ook enkele sporters teleur moeten stellen wanneer het maximaal aantal inschrijvingen was behaald. Wellicht zou het voor 2020 een optie kunnen zijn om vraag en aanbod even goed naast elkaar te leggen en het aantal deelnemers te verhogen. Ook was het een logistieke beproeving om op de dag van de ceremonie alle deelnemers en begeleiders met 42 bussen naar stadion De Vijverberg te brengen. Op de zaterdag en de zondag stonden er steeds pendelbussen klaar om de deelnemers van Marveld naar de verschillende wedstrijdlocaties te brengen. Om er zeker van te zijn dat alle wedstrijden ook publiek aan zou trekken, hebben we op vier verschillende locaties Funpleinen ingericht waar volwassenen en kinderen deelnemen aan allerlei activiteiten. Daarbij hebben we veel input en ondersteuning gehad van mede-hoofdsponsor Rabobank. De key to succes met dit soort grootschalige evenementen is uiteindelijk een professionale organisatie bestaande uit mensen die hun vak verstaan en in oplossingen blijven denken als er uitdagingen in het traject ontstaan. Dat hebben we met de organisatie van dit sportevenement bewezen.”